Зразок бізнес листи

Зміст Показати

Приклади листів в діловому листуванні

Хороший приклад ділового листа потрібно не тільки починаючим підприємцям і офісним працівникам, а й абсолютно всім, хто веде переписку з метою роботи або бізнесу. Грамотно написаний лист – ефективний інструмент в досягненні цілей.

За допомогою тексту можна переконати ділового партнера прийняти більш вигідне рішення, зберегти лояльність клієнта, залучити в компанію кваліфікованого співробітника.

Розповідаємо, які види ділових листів існують, якою має бути сучасна листування і наводимо приклади хороших і поганих зразків.

Види ділових листів

Ділове листування включає десятки різновидів документів, кожен з яких має характерні риси. По кожному можна навести кілька корисних рекомендацій, з яких можна було б скласти окрему книгу. Однак, щоб розібратися в ази теми і вже сьогодні розпочати писати краще і грамотніше, досить ознайомитися з інформацією в цьому матеріалі.

Є кілька підходів до класифікації ділових листів, що відрізняються покладеним в основу критерієм. Розглянемо найбільш популярні з них.

По темі:

Пропозиція або оферта. Пропозиція товарів, послуг, співпраці.
Запит. Мета – уточнити умови співпраці, окремі положення контракту, особливості товарів або послуг.
Претензія. Скарга на погане обслуговування, порушення умов контракту.
Інформаційне. Адресату направляють важливі відомості про зміну обставин співпраці, надзвичайних обставин, нові товари.
Підтвердження. Мета – підтвердити отримання посилки, згоду з умовами співпраці.
Нагадування. Мета – нагадати про необхідність виконувати обов’язки за договором, закінчення термінів.
Запрошення.
Привітання або лист подяки.

Ділові листи допомагають вирішувати багато бізнес-завдання, тому важливо вміти писати їх грамотно

За функції:

Ініціативні листи. Укладач за власною ініціативою готує документ, коли йому необхідно отримати інформацію (або подякувати, поскаржитися і т. Д.).
Відповіді. Пишуться у відповідь на ініціативні листи. Мета – донести інформацію за запитом.
Листи без відповіді. Деякі документи мають на меті тільки інформування і не припускають початок листування.

За одержувачу:

Особисті. Адресуються конкретній людині – керівнику, бухгалтеру, фахівцю, клієнту.
Групові або знеособлені. Направляються на адресу організації або установи, припускають широке коло читачів.

По композиції:

Одноаспектному. Присвячуються одному питанню.
Багатоаспектні. Присвячуються декільком темам.

За формою відправлення:

Традиційні або паперові.
Електронні.
Факсові.

стиль

У український мові навіть є спеціальний стиль для ділового спілкування – офіційно-діловий. Він допомагає сторонам ясніше доносити інформацію, не допускати недомовленості і сторонніх емоцій.

Ознаки офіційно-ділового стилю:

компактне виклад, стислість, лаконічність;
економне використання мовних засобів;
немає двозначності;
не використовуються художні прийоми – вигуки, риторичні питання, образні порівняння;
використовуються спеціальної професійної термінології, скорочення і абревіатури;
немає емоційної експресії;
прямий порядок слів (підмет – присудок);
слабка індивідуалізація, немає «авторських» прийомів;
не допускаються розмовні просторічні висловлювання, фразеологізми.

Офіційний лист має відповідати цим критеріям – в іншому випадку можна зустріти нерозуміння адресата. Особливо це важливо, якщо одержувач – державна установа.

Воно може відмовитися розглядати звернення, складений з порушенням цих правил.

Щоб убезпечити себе від зайвої паперової роботи, заздалегідь переконаєтеся, що в текст не потрапили розмовні фразеологізми, в ньому немає зайвої експресії, а суть сформульована максимально доступно.

Прихильність офіційно-ділового стилю не рівнозначна використання бюрократичних штампів, канцеляризмів і громіздких пропозицій.

Всі ці правила можна дотримати, зробивши при цьому текст ясним і легко читаним. Критерії офіційно-діловому стилю не суперечать жодної з наведених вище рекомендацій.

Оформлення ділового листа

Оформлення ділового листа можливо в 2 варіантах:

на папері;
в електронному вигляді.

Очевидно, що правила оформлення двох типів листів будуть відрізнятися. Розберемо, як писати документи, щоб адресати розуміли вас.

Загальні рекомендації по оформленню листів:

Зробіть документ зручним для одержувача. Це означає розбити текст на абзаци, а кожної думки присвятити окреме пропозицію.
Якщо послання призначене конкретного адресата, зверніться до нього по імені або імені та по батькові (в залежності від усталених відносин). Звернення тільки на «ви».
Використовуйте списки і пункти, щоб спростити сприйняття інформації.
Таблиці краще не вставляти в текст, а виносити в додаток (виняток – маленька таблиця на 2-3 стовпчика і рядка).

Візовий збір пишуть в офіційно-діловому стилі: короткому, лаконічному, емоційно-нейтральному

Оформлення паперових листів:

Використовуйте фірмовий бланк організації або ІП. Простежте за актуальністю даних в бланку. Нерідко буває, що організація змінює телефон або адресу, але забуває оновити інформацію на офіційному бланку. Це ускладнює відповідь.
Один шрифт і один кегель (розмір шрифту) на лист. Виняток – інформація в бланку.
Не використовуйте різні кольори для тексту (не виділяються червоним і т. Д.). Виняток – кольоровий логотип на бланку і інший колір чорнила підпису.
Тільки якісний папір формату А4. Ніяких чернеток, пом’ятих листів, помарок, виправлень коректором.
Оригінал підписується особисто керівником організації. Лист з копією підпису відправляти неприпустимо.
Акуратно складіть лист в 2 або 3 згину за розміром конверта. Чи не підгинайте листи збоку.

Оформлення електронних листів:

Не ігноруйте рядок «Тема». Ясно і сформулюйте, про що лист. Чи не «вигідну пропозицію», а «комерційну пропозицію ТОВ« Макрос »на поставку паперу».
Електронне листування – не привід відмовлятися від звернень. Назвіть одержувача по імені або імені та по батькові.
Налаштуйте коректну автоматичну підпис, стежте за актуальністю контактних даних в ній.
Якщо ви пишете відповідь на повідомлення електронної пошти, подумайте, чи потрібно заново пересилати адресату всю переписку. Старі повідомлення майже завжди прикріплюються автоматично, проте в більшості випадків немає сенсу пересилати «простирадла» туди-сюди. Видаліть все зайве.
Підпишіть всі прикріплені файли.

Приклади ділової переписки

Щоб показати, як використовувати представлені рекомендації, розглянемо практичні приклади листів в діловому листуванні. Для наочності нижче представлені зразки не тільки хороших, але і поганих листів.

Інформаційний лист, невдалий варіант:

«Шановний Павле Петровичу! З метою оптимізації виробничого процесу відділом комунікацій розроблений план впровадження нової системи документообігу. У зв’язку з цим 12 квітня в вашому відділі будуть проведені роботи по установці додаткового програмного забезпечення на комп’ютери співробітників. Прохання забезпечити працівникам відділу зв’язку доступ в кабінет в призначений час ».

Чому такий лист невдало? Воно перевантажує адресата зайвими даними, не дає конкретної і корисної інформації. Текст перевантажений пасивні заставами. При цьому суть перетворень не розкривається.

Інформаційний лист, хороший варіант:

«Шановний Павле Петровичу! Відділ комунікації розробив план впровадження нової системи електронного документообігу. Вона допоможе прискорити обмін інформацією між структурними підрозділами і скоротить кількість паперової роботи.

Однак, щоб система запрацювала, на комп’ютери співробітників необхідно встановити нову програму. Фахівці планують провести всі роботи в вашому відділі 12 квітня з 10 до 14 годин.

Будь ласка, сплануйте робочий графік підлеглих з урахуванням цієї інформації ».

Чому цей лист краще? Прямий порядок слів і лаконічний виклад спрощують розуміння інформації. З’явилися додаткові дані, які пояснюють адресату, яку користь принесуть зміни. Є точний час. Загальний більш позитивний, хоча всі норми офіційно-ділового стилю дотримані.

Візовий збір покликане вирішити конкретну задачу, відповідно до якої автор вибирає форму і спосіб викладу

Лист-претензія, невдалий варіант:

«Тема: зламаний ноутбук.

28 лютого наша компанія замовила в вашому магазині ноутбук для керівника. Ви надіслали бракований екземпляр, він постійно вимикається. Замініть ».

Чому не варто так оформляти претензію? По-перше, тут недостатньо інформації для вирішення проблеми. По-друге, звинувачувальний тон завадить конструктивного діалогу.

Лист-претензія, хороший варіант:

«Тема: Заміна ноутбука по чеку №1 від 28.02.2019.

28 лютого наша компанія ТОВ «Фінанси» придбала в вашому магазині ноутбук марки «…» модель «…» вартістю 25 000 гривень. На початку використання виявилося, що ноутбук несправний: через 10 хвилин після включення він перегрівається і вимикається. У технічній підтримці нам відповіли, що ноутбук підлягає заміні і сказали написати вам, щоб уточнити деталі заміни. Контактний телефон “…”.

Чому цей варіант краще? Претензія викладена стриманіше, в ній з’явилося більше конструктивної інформації та деталей. Зрозуміло, чому покупець пише саме на цю адресу і що просить зробити. Є контактний телефон для зворотного зв’язку, вказаний номер чека.

висновок

У діловому листуванні варто дотримуватися офіційно-ділового стилю, однак, уникати громіздких пропозицій і канцелярської. При підготовці листа варто ясно формулювати цілі і прохання, уникати двозначності. Оформляючи текст, подбайте про адресата: документ має бути легко читати. Зрозуміла структура допоможе швидше знаходити потрібну інформацію і готувати відповідь.

, Будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.

21 приклад, як почати лист, щоб отримати теплі Ліди

«Нещодавно дізнався, що ви працювали в [Компанії], і вражений тим, що ви зробили для [Рішення проблеми]»

Дізнайтеся, якийсь показовий кейс свого потенційного клієнта. Напишіть, як ви можете допомогти довести ці результати до досконалості, щоб ще прискорити розвиток компанії.

5. Вітання

«Вітаю з [Досягнення]»

Відстежуйте публікації і вручення нагород вашим потенційним клієнтам і використовуйте цю можливість для початку бізнес-спілкування.

6. Обіцянка вигоди

«Якщо ви хочете [вигода від рішення], в цьому листі детально описано, як це зробити»

Це звичайнісіньке «Якщо … то …», в якому ви залучаєте увагу розповідаючи про вигоди вашої пропозиції.

Приклад в листі:

Якщо ви хочете зменшити витрати на SMM на 50% і отримувати стільки ж клієнтів, то …

Метод працює, тому що обіцяє клієнту, що він вирішить свою проблему прочитавши лист.

7. Згадка статті

«Мені попалася ваша стаття, коли я шукав [Тренд в індустрії]. Дякую за прозріння »

Згадайте статтю або пост, написаний потенційним клієнтом і виберіть кілька висновків або невирішених проблем. Покажіть, що ви дійсно оцінили контент і дайте посилання на те, що пропонуєте ви.

8. Статистика

«Що, якщо я скажу [статистика]»

Знайдіть статистику, яка не цікава для більшості, але безпосередньо пов’язана з тим, що робить потенційний клієнт. Безумовно хороший спосіб показати своє знання ринку і розповісти про своє рішення.

9. Питання

«Я читаю ваш блог вже кілька місяців і з’явилися деякі питання, які я хотів би обговорити з вами»

Це гарний початок, якщо ви збираєтеся побудувати бізнес-відносини. Так ви відразу визнаєте свого потенційного клієнта експертом в питанні і залучаєте увагу, так як цікавитеся тим, про що писав ваш лід. Дає можливість по-справжньому зрозуміти больові точки бізнесу і запропонувати відповідне рішення.

10. Спільність

«Ми з вами належимо до ексклюзивної групи [щось спільне]»

Такий початок допоможе вам знайти контакт з читачем. Почніть з того, що вас об’єднує. Люди зазвичай спілкуються з тими, з ким у них є багато спільного.

Наприклад, ви продаєте рекламу в журналі:

Ми з вами належимо до групи людей, які досягли успіху через глибоке розуміння клієнтів.

11. Згадка новини

«Бачив новина про вашу компанію про [Новина]. Ваш конкурент зіткнувся з такою ж проблемою, і я хочу звернути увагу, що ми можемо вирішити це за допомогою [Рішення] »

Відстежуйте новини, які стосуються безпосередньо вашого потенційного клієнта. Якщо трапляється щось значуще, пишіть, як ваше рішення може вирішити цю проблему. Приклад початку листа:

Якщо ви дослідницьке агентство, яке працює з стартапами і новими продуктами, розкажіть вашому потенційному клієнту, як ви допомогли схожою компанії змінити в кращу сторону свій продукт, втілюючи висновки з дослідження.

12. Діловий тон і конкретика

«Знаю, що вас закидають листами кожен день, тому відразу до справи – [Вигода клієнта від співпраці]»

Тут ви безпосередньо починаєте описувати вигоду клієнта від вашої пропозиції. Ваше завдання – дати измеримое і зрозуміле точкове рішення для специфічної проблеми.

наприклад:

Знаю, що вам пишуть десятки людей щодня, тому відразу до справи – отримаєте більше клієнтів з розсилки в квітні.

Ви відправляєте розсилки і якась кількість людей робить замовлення. Наприклад, конверсія 1%. За 50 у.о. в місяць ми збільшуємо конверсію з розсилки в два рази, щоб ви отримали більше замовлень.

13. Інтерес

«Я читаю ваші пости вже дуже давно і хочу дізнатися вашу думку про [Останні новини індустрії]?»

Зберіть найважливіші новини індустрії і запитайте потенційного клієнта його думку. Це хороший спосіб показати, що одержувач листа – лідер думок, а також отримати якусь дозу визнання у відповідь. Знову ж, такий початок листа допоможе почати спілкування і обгрунтувати, чому ваше рішення важливо саме зараз (якщо бізнес розвивається).

14. Рішення проблеми

«У мене є рішення [будьте готовими описати проблему]»

Почніть з опису конкретної проблеми і відразу ж детально поясніть, як її можна вирішити.

Це не повинно бути щось спільне – типу «немає клієнтів». Проблема повинна бути конкретна, наприклад, низька конверсія в клієнтів з платного трафіку з Adwords або менеджери з продажу не роблять повторні продажу.

15. Посилання на результат

«Я допоміг [Назва схожою компанії] отримати [Дохід]»

Тут ви починаєте з аналогії – ви вже домоглися успіху, працюючи з подібною компанією, і готові повторити з компанією потенційного клієнта.

16. Конкретна вигода

«Що, якщо я скажу, що можу допомогти вам досягти [Вигода]?»

Тут ви безпосередньо говорите про результати або доході від використання вашого рішення.

17. М’який візит з вигоди

«Я не знаю, що ви відчуваєте з приводу [Вигода], але для мене …»

Ось приклад листа:

Я не знаю, що ви думаєте з приводу перетворення кожного клієнта в адвоката бренду, але для мене це причина успіху нашої компанії.

Такий початок ніяк не зобов’язує читача, просто висловлює думку відправника. Ми не знаємо, що відчуває людина, яка отримала лист, тому нічого йому не приписуємо. Також ми створюємо образ вигоди у одержувача. Це початок допомагає зрозуміти, що потенційний клієнт теж може отримати цю вигоду, якщо дочитає лист до кінця.

18. Корисне дослідження

«Ось дослідження на [Тема], яке допоможе вам»

Це ще один ключ для початку листування. Ви починаєте з того, що надсилаєте дослідження або статтю, яка допоможе вашому потенційному клієнту.

19. Рекомендація

«[Порекомендував людина] порадив зв’язатися з вами»

Немає нічого кращого прямий рекомендації. Так як ви пишете вперше, краще згадати того, хто може поручитися за вашу роботу. Це стовідсотково додає довіри вашого листа.

20. Питання про зростання

«[Постановка проблеми] зупиняє ріст вашої компанії?»

Почніть з питання, який безпосередньо говорить про речі, яка гальмує розвиток компанії. Потім поясніть, як ваше рішення прибере цю перешкоду.

21. Специфічність

«Що ви подумаєте, якщо я скажу, що ми спеціалізуємося на вирішенні [специфічна проблема]?»

Ми завжди відчуваємо полегшення, коли наші проблеми вирішені. Тут ви говорите тисніть на це почуття, запитуючи таким чином, щоб підтвердити свою експертність в рішенні специфічної проблеми.

Зразок листа клієнту »15 шаблонів, як написати лист клієнту

Ви думаєте про клієнтів постійно, але це не взаємно. Щоб заволодіти їх увагою і випередити конкурентів, потрібно регулярно нагадувати про себе. Електронні листи відмінно справляються з цим завданням. На думку авторів блогу Pipedrive, є кілька хитрощів, які можуть зіграти на вашу користь:

Терпіння і ще раз терпіння. Підводите потенційного покупця до угоди поступово, регулярно відправляючи йому листи з цінною і цікавою інформацією.
Узгодьте стратегію в розсилці листів клієнтам з відділом маркетингу, щоб не бути занадто настирливими і не засмічувати ящик клієнта повторної інформацією.
Використовуйте CRM-систему. Вона спростить технічну сторону спілкування з клієнтами прискорить роботу з поштою.

CRM-система – це зручна програма, яка допомагає вести облік клієнтів і угод, записує всі дзвінки, а також допомагає зручно організувати переписку з клієнтом.

Наприклад, програма SalesapCRM інтегрується з поштовим сервісом (підключити можна необмежену кількість поштових скриньок) і дозволяє зберігати історію переписки прямо в картці контрагента.

Якщо вам написав новий клієнт, то створити картку угоди можна прямо з вхідного листа.

Впровадити CRM-систему SalesapCRM!

Менеджери будуть в 6 разів швидше складати документи, почнуть економити до 30% часу і продавати на 50% більше!

А тепер найцікавіше: щоб відправити клієнтові лист з CRM, вам навіть не доведеться набирати текст. За допомогою конструктора документів ви зможете створити набір листів на всі випадки життя і відправляти їх клієнтам в два кліка. SalesapCRM сама підставить в лист ім’я та інші дані клієнта. Хочете дізнатися подробиці? Тоді тисніть сюди.

Читати по темі
Як написати продає лист для розсилки без копірайтера

Листи клієнтам: приклади і готові зразки

Ми склали добірку ділових листів клієнтам, які ви можете взяти за зразок. Вам залишиться лише доповнити їх деталями.

Листи холодним клієнтам

1. Вперше пишете потенційному клієнту? Надішліть таке коротке послання:

Тема листа: Можливо Ви – наш новий клієнт

2. Розкажіть потенційному клієнту про успішний досвід співпраці з його конкурентами:

Тема листа: Чи не відставайте від конкурентів

3. Якщо на діловому заході ви отримали контакти потенційних клієнтів, відправте їм лист-пропозицію такого зразка :

Тема листа: детальну інформацію про нашу компанію

Листи-нагадування

4. Через деякий час після відправки листа клієнту з пропозицією послуг або додаткової інформації нагадайте про себе:

Тема листа: Чи хочете Ви щось обговорити?

5. Якщо ви на цифрах можете показати ефективність вашої пропозиції, то поділіться ними в листах клієнтам компанії . Факти переконують краще.

Тема листа: Кілька фактів, які Ви могли не знати про [назва компанії]

6. Запропонуйте клієнтам пробний період або безкоштовні зразки. Покупці часто зважуються на операцію, якщо попередньо протестують продукт.

Тема листа: Подарунок для Вашої компанії

7. Якщо ви не впевнені, що ведете переписку зі співробітником, уповноваженим вести переговори, попросіть його допомогти достукатися до ЛПР:

Тема листа: Сподіваюся, Ви зможете направити мене до потрібної людини

Листи після зустрічі

8. Використовуйте цей текст листа клієнту, якщо після зустрічі з ним ви хочете поцікавитися його подальшими планами:

Тема листа: Ваші плани

9. Після зустрічі з клієнтом нагадайте йому про наступні етапи переговорів:

Тема листа: План дій на найближчий час

10. Складіть таке лист клієнту , якщо при зустрічі він хотів отримати додаткову інформацію:

Тема листа: Інформація по Вашому запиту

Якщо клієнт не виходить на зв’язок

11. Якщо клієнт не відповів на телефонний дзвінок , використовуйте наступний зразок написання листа :

Тема листа: Не зміг зв’язатися з Вами

12. Не додзвонилися клієнту і залишили йому е повідомлення? Доповніть його листом такого змісту:

Тема листа: Чи не додзвонився Вам

13. Якщо клієнт вперто не відповідає по всіх каналах, можливо, у нього багато справ. Скористайтеся таким шаблоном – знайти пару секунд на відповідь зможе навіть дуже зайнята людина:

Тема листа: Потрібно короткий відповідь

14. Якщо хочете ненав’язливо нагадати про себе – поділіться з клієнтом інформацією, яка буде йому корисна:

Тема листа: Корисна інформація для Вашого бізнесу

15. Якщо клієнт тягне з оплатою, нагадайте йому про це:

Тема листа: Затримка оплати

Ці шаблони заощадять вам час для реального спілкування з клієнтами. А щоб домогтися більшого ефекту, автоматизуйте створення і розсилку шаблонів через SalesapCRM. Увійдіть у систему прямо зараз – це безкоштовно і займе всього пару хвилин.

Впровадити SalesapCRM!

check захоплення заявок з сайту, пошти і соцмереж;
check автоматизація процесів і аналітика;
check календар для запису клієнтів;
check калькулятор вартості послуг;
check шаблони документів і листів;
check IP-телефонія, e-mail- і sms-розсилки.

Любов Аброськіна

e-mail листи клієнтам шаблони

Особливості та тонкощі підготовки ділових листів англійською мовою з прикладами

Доброго времени суток, друзі.

Колись ведучи переписку зі своїм майбутнім партнером з Ірландії, один мій знайомий вживав слова і фрази типу hereby і acknowledge receipt of в своїх посланнях.

Він порядком зніяковів, коли вони зустрілися в України, і Джон (так звали його партнера) пожартував (дуже делікатно) над його зайвим офіціозом.

Подальше їх спілкування привело до того, що діловий стиль мого знайомого став більш природним, а Джон став з його допомогою розуміти різні смислові відтінки української нецензурної лексики … 🙂

Сьогодні я з задоволенням розповім вам про те, як правильно скласти діловий лист на англійській мові. Ви познайомитеся як з основними принципами і правилами ділового листування, так і з деякими її нюансами.

Розберемо основні види листів, загальну для всіх структуру, а також часто вживаються в них типові фрази.

Може бути, прочитавши цю статтю, ви і не станете асом в складанні ділових послань, але свій рівень підвищите точно.

Зміст:

У наш час правильне оформлення, грамотна побудова і добре підібраний стиль ділового листа мають дуже важливе значення. По тому, як ви ведете ділову переписку, у вашого партнера створюється перше impression про ваш професіоналізм і про солідність компанії, яку ви представляєте.
Давайте ознайомимося з деякими особливостями підготовки таких послань.

Основні типи ділових листів

Привітання – Congratulation Letter
Пропозиція – Commercial Offer – відправляється вашому потенційному діловому партнерові з вашими умовами і пропозиціями про співпрацю.
Про прийом на роботу – Acceptance -уведомляет вас, що ви прийняті на роботу.
Заява – Application – містить ваше резюме і пропозиція себе в якості працівника.
Відмова – Refusal letter – діловий «від-ворот-поворот» на вашу заяву або пропозицію.
Скарга – Complaint Letter – містить скаргу або претензії на якість придбаного товару або наданих послуг.
Лист-вибачення – Apology Letter – це відповідь на лист-скаргу.
Лист-запит – Enquiry Letter -отправляют, коли необхідно отримати інформацію про послугу або товар.
Лист-відповідь на запит – Reply Quotation – в ньому, власне і міститься запитувана інформація.
Лист-подяка – Thank-you letter – тут, здається, все зрозуміло.

Існує ще безліч видів і підвидів бізнес-послань ( Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.), і буде потрібно не одна стаття, щоб більшості приділити увагу.

– відмінне і серйозне посібник від закордонного автора, фахівця з комунікацій, яка зібрала в цій книзі свій і чужий досвід ведення ділової переписки на англійській мові. Там ви знайдете безліч живих прикладів і рад.

– також популярна книга. Тут багато зразків, ще більше загальноприйнятих кліше, а також чимало порад і рекомендацій від авторів. Як то кажуть, вивчайте і використовуйте!

Крутий від Lingualeo – пройшовши його, ви зможете набути впевненості як у дипломатичному листуванні, так і в розмові на ділові теми. До речі, перед придбанням його можна спробувати безкоштовно.

Загальні принципи

Графічне оформлення повинно відповідати наступним:

Всі пропозиції починаються від однієї вертикальної лінії.
Текст поділяється на абзаци без червоних рядків.
Для спрощення сприйняття, написаний текст розбиваємо на приблизно рівні за розміром смислові блоки.
Білий простір має рівномірно оточувати текст. Ніколи не кладіть одну-дві строчки тексту вгорі аркуша, якщо лист невелике. Чи не друкуйте до нижнього краю аркуша і не звужуйте поля, якщо послання багатослівно – краще використовувати другу сторінку.

За стилем:

Чи не застосовуйте в листуванні розмовні скорочення – пишемо You are замість You’re і т.д.
Чи не вирішуйте в одному листі дві проблеми одночасно – краще написати два листи.
Визначтеся, який тон буде більш підходящим – офіційний або розкутий.
Необхідно враховувати ті правила, які відсутні у нас, але мають конкретне значення у них, національні та територіальні особливості.

Складові частини

А зараз ми розберемо, так званий, скелет ділового листа, його структуру і розташування елементів:

Тема (шапка): А) Адреса відправника – у верхньому лівому кутку. Якщо бланк фірмовий, то адреса вже проставлено. Б) Адреса одержувача – зліва, нижче адреси відправника. Формат: від меншого до більшого (Ім’я, №дома, вулиця, місто, індекс, країна). В) Дата – три рядки нижче адреси одержувача або в правому верхньому куті. Формат: день / місяць / рік. Коми не використовуються.
Привітання (звернення), або як почати лист.
думка (основний текст послання) – в центральній частині листа.
Заключна фраза (вираз подяки та подальших намірів).
Заключна формула ввічливості; підпис; Ім’я, Прізвище та посада відправника .
Вкладення – говорить про те, що в лист вкладено додаткові матеріали (рекламний буклет або брошура).
Може містити постскриптум , ініціали виконавця.

Ось зразок ділового листа-запиту з перекладом на українську мову:

John Stewart1304 Sherman Ave.

Madison, Wisconsin

Lemann & Sons3597 43rd Street

New York, NY 12008

May24, 2015

Dear Sirs,

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors .
I would also to know about discounts that you provide .

Yours faithfully,

(Signature)

John Stewart

Sales Manager

Переклад:

Від: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Медісон, штат Вісконсін
Кому: Компанії «Леманн і сини», 3597, 43-а вулиця, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008
24 травня, 2015

Шановні панове,

З посиланням на ваше оголошення в діловому тижневику
не могли б ви надіслати мені більш докладний опис ваших моніторів.
Я також хотів би знати про знижки, які ви надаєте.

З повагою,
Джон Стюарт
Менеджер з продажу

Тепер докладніше зупинимося на елементах

Звернення або вітання повинне виглядати так:
Dear Sirs, Dear Sir or Madam – якщо вам не відомо ім’я одержувача
Mr / Mrs / Miss / Ms [прізвище] – якщо вам відомо ім’я адресата
Dear Frank, – якщо людина вам знаком
Dear sale manager – якщо відома тільки посаду (в даному випадку менеджер з продажу)

Формула ввічливості перед підписом має такий вигляд:

Kind regards, – З повагою …

Yours faithfully, – Щиро Ваш (якщо ім’я адресата вам не відомо)

Yours sincerely, – Щиро Ваш (якщо ім’я вам відомо)

Тепер ви маєте загальне уявлення про те, як писати послання діловим партнерам і різним компаніям.

стандартні вирази

Ось для прикладу деякі типові фрази:

It is very kind of you to – дуже люб’язно з вашого боку

We apologize for – Ми приносимо свої вибачення за

Please let me know – ласка, повідомте мені

According to – Відповідно до

In case – У випадку

As you requested – На ваше прохання

Until now – До сих пір

With reference to your … – Щодо вашого …

Unfortunately – На жаль

We enclose – Ми докладаємо

We are sorry – Ми шкодуємо

Як закінчити ділове лист? Ще трохи фраз ввічливості:

Thank you for responding to my offer – Спасибі, що відгукнулися на мою пропозицію

We look forward to hearing from you soon – Сподіваємося отримати ваш відповідь в найближчому майбутньому

І в кінці перед підписом:

With best regards – З найкращими побажаннями

With respect – З повагою

With thanks for your cooperation – З вдячністю за співпрацю

With best wishes – З найкращими побажаннями

Ще не втомилися від теорії? Тоді трохи практики!

На цей раз лист-відмова (такий лист обов’язково має бути витримано в коректному і делікатному стилі):

Mr Robert BrownGeneral ManagerKLM Co Ltd32 Wood LaneLondon

Great Britain WC37TР

John Stewart1304 Sherman Ave.

Madison, Wisconsin

24 September, 2015

Dear Mr Stewart

Thank you for sending us your resume.We are sorry to inform you that your candidature does not suit us.
Kind regards,

RobertBrown

General Manager

Переклад (адреса і дату переведіть самостійно):

Шановний Г-Н Стюарт

Дякую за відправку нам резюме.
Ми з жалем повідомляємо вам, що ваша кандидатура нам не підходить.

З повагою,

Роберт Браун

Генеральний директор

Хто ще не знайомий з , рекомендую записатися на пробне безкоштовне заняття! Там вам підберуть ідеального для вас викладача – такого, який би відповідав вашим особистим уподобанням, цілям у вивченні мови і вашому стилю життя.

Ви почнете розуміти ділова англійська, говорити на ньому і писати прекрасні ділові листи, які будуть вбивати наповал всіх ваших партнерів і колег.

Ви ж про це мрієте, правда?

А для моїх гостей і читачів є особлива пропозиція – 2 уроки в подарунок при оплаті 10 уроків . Для отримання подарунка, потрібно ввести спеціальний промокод Partner2 при оплаті.

Електронні листи

Улюблені всіма e-mail повідомлення складають близько 80% ділового обороту. Від звичайного листування вона відрізняється більшою конкретикою і стислістю. Зайве довгих фраз там намагаються avoid, крім того, застосовують aкроніми (фрази, сформовані за першими літерами словосполучення), як ІМХО.

Для електронного листування характерні не тільки приватні повідомлення, але і розсилки (при цьому використовують поле BCC, коли потрібно зберігати конфіденційність).

Ну і основна відмінність – це те, що від передачі конфіденційної інформації по електронній пошті більшість воліє утримуватися.

Звичайно, в епоху «OK, Google!» годі й шукати важких шляхів і просто вставляти набраний текст в он-лайн перекладач. Вас, швидше за все, зрозуміють, але сприятливого враження ви досягнете навряд чи. Пам’ятайте, якість вашої ділової переписки є показником якості роботи вашої компанії.

Спасибі, що дочитали мою статтю до кінця. Радьте друзям почитати її в соціальних сетяx! Хто знає, може ця інформація потрібна кому-то тут і зараз!

Підписуйтесь на нові порції англійської.
Бувайте усі! Бережіть себе!

Як написати діловий лист і не допустити помилок

Ви тут:

Структура ділового листа
Різновиди ділових листів
Приклад ділового листа
Електронне діловий лист

Туристичний ваучер є показником професіоналізму і грамотності автора. Для успішного ведення бізнесу необхідно знати всі правила і тонкощі ведення ділової переписки. Допущені в листі помилки і недотримання ділових звичаїв може негативним чином позначитися на престиж та репутацію компанії.

При складанні ділового листа необхідно дотримуватися основних правил ведення офіційного листування:

Текст повинен бути складений в офіційно-діловому стилі, неприпустимо використання сленгу, гумору, зухвалості, грубості і зайвої чемності в зверненні до адресата. Правила ділового етикету не дозволяють скорочувати слова при зверненні або в адресі.
Ділове листування з колегами або партнерами повинна бути лаконічною. Лист повинен містити тільки важливу інформацію (основні моменти, цифри, деталі) і необхідні роз’яснення. Це робить послання більш доступним до прочитання.
При складанні звернення до колеги або партнера потрібно використовувати існуючі шаблони, що відповідають виду ділового листа.
Міжнародна листування обов’язково ведеться на мові одержувача. У більшості випадків листи до іноземних партнерів складаються англійською мовою.
Текст листа не повинен містити словоформ, що мають подвійне значення, і зайва кількість профессионализмов, він повинен бути зрозумілим, а викладена інформація доступною для сприйняття.
У діловому листуванні повинні бути відсутніми емоції. Слова і знаки пунктуації, які мають емоційно-експресивну забарвлення, є ознакою непрофесіоналізму.
Структура ділового листа повинна бути чіткою і добре продуманою. Текст необхідно ділити на смислові абзаци. Вони не повинні бути занадто громіздкими, але в той же час містити закінчену думку. Кількість рядків в першому і останньому абзаці не повинно бути більше чотирьох, а в інших – не більше восьми. В кінці ділового листа обов’язково має бути присутня формула ввічливості і підпис відправника.
Туристичний ваучер на паперовому носії має бути оформлено на фірмовому бланку компанії.
Відповідати на ділові листи слід протягом десяти днів з моменту їх отримання. При веденні листування за допомогою електронної пошти, відповідь має бути відправлений не пізніше 48 годин.

Структура ділового листа

Перед тим як написати офіційного листа необхідно визначиться з його структурою. Навіть незначний недолік може зіпсувати загальне враження про отриманому документі. Для грамотного ведення ділової переписки необхідно володіти повною і достовірною інформацією про реквізити, які будуть вказані в листі.

Оскільки діловодство в України регламентовано ГОСТом, офіційне листування повинна відповідати всім пунктам цього документа. Однак правила щодо переліку і послідовності реквізитів в листі носять рекомендаційний характер. Розташування та порядок реквізитів може варіюватися упорядником.

Тема ділового листа повинен бути розділений на дві частини. Зліва або в центрі листа розташовується штамп, що містить наступну інформацію:

офіційне найменування організації;
адреса місцезнаходження об’єкта;
КПП, ІПН;
контактний номер телефону;
реквізити банківського рахунку;
Адреса електронної пошти;
номер листа і дата відправлення;
відмітка про отримання документа.

Справа слід зазначати повну назву організації, ПІБ та посада співробітника, що складав документ.

Нижче по центру розташовується заголовок, що відповідає виду документа (Гарантійне листи, Рекламация, Комерційна пропозиція і т.п.).

Перед тим як почати ділове лист слід продумати текст вступу, в якому повинно бути відображено звернення до одержувача. Воно може починатися зі слова, що вживається як нейтральна форма ввічливості – «Шановний», «Колега» «Пан» або «Пані». Після нього слід ім’я-по батькові адресата, наприклад «Шановний Дмитро Юрійович!».

Далі йде основний текст звернення, структурований таким чином:

вступ, в якому відбивається причина, привід і мета письмового звернення;
основна частина, що включає опис суті проблеми, пропозиції щодо її вирішення, чітко сформульовані рекомендації;
висновок, який може містити прохання, вираз надії або подяки, вибачення за незручності;
прощання у ввічливій формі, наприклад «З повагою та найкращими побажаннями», «Бажаємо успіхів», «З надією на розуміння»;
посаду керівного особи і його особистий підпис;
посилання на додатки, якщо вони мають місце бути;
відомості про виконавця (ПІБ, контактний телефон, адреса електронної пошти).

Друк організації рекомендують ставити тільки на оферті, гарантійному листі або рекламації. На інших видах ділових листів відбиток печатки на потрібне.

Різновиди ділових листів

Оскільки офіційне листування безпосередньо впливає на якість партнерських відносин, вести її потрібно грамотно і з дотриманням всіх норм і правил.

Щоб не допускати помилок при написанні, необхідно точно знати, до якого виду належить лист. Діловодство не передбачає точну класифікацію ділових листів з того чи іншою ознакою.

Однак умовно вони діляться на такі види:

Комерційна пропозиція є найпоширенішим видом звернення компанії до партнерів і потенційних покупців. В таких листах міститися конкретні пропозиції про партнерство, а також вказуються умови передбачуваної співпраці.
Гарантійний лист містить звернення компанії з проханням здійснити будь-яку послугу, а також гарантії щодо виконання зобов’язань, пов’язаних з нею. Формулювання такого звернення може бути наступною: «Просимо Вас надати (відвантажити) послугу (товар). Гарантуємо здійснити оплату до (дата) ».
Повідомлення відрізняється вмістом, спрямованим на донесення до зазначених осіб інформації про майбутні або події, що відбулися, або про необхідність здійснення будь-яких дій. Найчастіше комерційні організації в таких листах повідомляють про зміну реквізитів компанії.
Оферта призначена для інформування партнерів про надання послуг або поставки товарів. Це діловий лист має містити всі значущі умови, прописані в укладеному між компаніями договорі. Відповідно до закону до таких умов належить найменування товару (послуги), його вартість, термін поставки і місце отримання. Якщо в документі немає такої інформації, то його слід називати комерційною пропозицією.
Рекламація є офіційну претензію, зміст якої спрямовано на повідомленні партнера про недотримання умов договору або неякісне надання послуги. За умовами стандартних договорів за зрив термінів, неякісну поставку товарів або неналежне виконання послуг до партнера застосовуються штрафні санкції. При обчисленні суми неустойки розрахунок проводиться з моменту відправлення рекламації.
Супровідний лист є опис усіх документів, вкладених в конверт. Такий вид ділової кореспонденції використовується при відправленні пакета документів, пересилання яких доручається поштової підприємству.
Підтвердження про отримання відправляється з метою повідомлення відправника про здійснення доставки листа або документів. Воно використовується для прояву поваги до партнера. Відправлення такого листа під час ділового листування вважається хорошим тоном і сприяє розвитку взаємовигідних конструктивних відносин.
Прохання є лист, в яких міститься звернення з проханням. У більшості випадків такі листи відправляються при втраті бухгалтерських документів, коли виникає необхідність у повторній відправці.
Нагадування – містить текст з повідомленням про наближення подію (термін закінчення договору, дата поставки товару і т.д.). Яскравим прикладом такого виду ділових листів є повідомлення від страхової компанії про закінчення терміну чинного поліса.
Привітання – вид ділового листа, який відправляється в урочистих випадках для привітання з отриманням нагороди, присвоєнням почесного звання, а також з національними або професійними святами і значущими подіями у приватному житті.
Запрошення – відрізняється від інших ділових листів більш презентабельним зовнішнім виглядом.

Приклад ділового листа

Незважаючи на те, що всі різновиди ділової кореспонденції оформляються однаково, вони суттєво відрізняються за змістом. Особливості інформації, використовуваної в діловому листуванні, можна розглянути на прикладі гарантійного листа та рекламації, які найчастіше відправляються партнерам. Для наочності можна використовувати зразок ділового листа.

У тексті гарантійного листа обов’язково слід вказувати часовий проміжок, під час якого гарантується оплата. Обіцянки, в яких присутня невизначеність неприпустимі. У документі необхідно вказати номер договору і документа, за яким буде проводиться оплата.

В рекламації потрібно вказувати реквізити документа, що підтверджує придбання товару, дату покупки і кількість одиниць продукції, що опинилися бракованими. У висновку слід позначити суть прохання, то є необхідність заміни, ремонту або повернення товару. Ультимативні звернення в листі доречні тільки після багаторазових відмов компанії вирішити проблему.

Електронне діловий лист

Найдоступнішим засобом для оперативної відправки та отримання великої кількості ділової кореспонденції є електронна пошта.

Цей вид зв’язку дозволяє організаціям здійснювати офіційну переписку з партнерами з різних країн. Основними перевагами електронної пошти є її доступність і швидкість пересилання листів.

Найчастіше цей процес займає всього кілька секунд.

Структура ділового електронного листа має свої особливості. Його прийнято оформляти в наступному вигляді:

Тема листа. Вказується в окремому полі електронного повідомлення. Вона повинна відображати основну суть листа в декількох словах.
Привітання. З нього необхідно почати ділове лист. Його написання повинно відповідати правилам ділової переписки.
Основний текст повинен містити основну суть звернення. Якщо лист передбачає додаткові додатки, в тексті повинно бути їх короткий опис. Для поліпшення читаності тексту великі блоки суцільного тексту краще розбити на абзаци, між якими можна додати порожній рядок.
Підпис із зазначенням ПІБ відправника в повному або скороченому вигляді.
Контактні дані. Тут можна вказати контактний телефон, адреса електронної пошти, посилання на офіційний сайт і логотип компанії. Програмні настройки поштових програм дозволяють зберегти готовий шаблон підпису, який буде вставлятися в лист автоматично.

Знаючи все правила і особливості офіційного листування можна з упевненістю відправляти листи навіть в найбільші компанії. Грамотне складений лист – візитна картка професіонала.