Як йти з роботи вчасно і (все одно) все встигати

7 звичок людей, які йдуть з роботи вчасно без почуття провини

Щоб не опинитися в такій ситуації, спробуйте скласти список справ з двох колонок – в першій укадіте всі найважливіші справи, а в другій – звичайні рутинні справи, якими ви займаєтеся протягом дня.

В кінці дня порівняйте ці дві колонки і подивіться, що з менш важливих справ допомогло вам у виконанні головних завдань.

Якщо ці завдання залишилися невиконаними зовсім, вам слід переглянути свої пріоритети в роботі.

Не плануйте зустрічі після п’яти годин

Якщо у вас є можливість планувати свої робочі зустрічі, постарайтеся, щоб вони не починалися пізніше п’яти годин.

Не затягуйте з нарадами. Поважайте і себе, і своїх колег, і не просіть збиратися всіх в переговорки для презентації великого проекту за 15 хвилин до закінчення робочого дня.

Дайте собі час на перемикання режиму

Ви не підете додому вчасно, якщо не дасте собі можливості привести всі справи до логічного завершення.

Приділіть останні 20 хвилин робочого дня різним дрібним деталям на кшталт заповнення паперів, приведення в порядок свого робочого місця і перевірки пошти наостанок.

Ставтеся до цих останніх моментів на роботі, як до важливої ​​зустрічі з начальством або клієнтом. Не дозволяйте вам заважати і віднімати у вас ці хвилини, які повинні служити перемикачем з робочого режиму на звичайний.

Усвідомте, що у вас завжди будуть якісь справи

Ваш список справ завжди буде поповнюватися новими пунктами, але це не означає, що все потрібно робити одночасно і цю секунду.

У вас завжди буде чим зайнятися, і це скоріше добре, ніж погано.

Адже ви приходите на роботу не для того, щоб сидіти і нічого не робити цілими днями, правда?

Тому і боятися нових завдань не варто, тому що в цьому і полягає суть роботи.

Як йти з роботи вчасно і (все одно) все встигати

У Вас є ідеї, як зробити сервіс ще корисніше для Вас? Напишіть нам. Давайте разом зробимо сервіс ще краще!

Залиште тут заявку і ми повідомимо вас, коли буде реалізована функція інтеграції

* Тривалість презентації до 30 хвилин

Запит на Yaware.TimeTracker Enterprise на серверах Amazon

Керівники компаній, які примудряються висипатися і все встигати – Офтоп на vc.ru

А вранці необхідно взяти паузу і не кидатися до свого смартфону, тільки відкривши очі.

Хаффінгтон намагається боротися з багатозадачністю і залежністю від гаджетів і в денний час: наради в редакції проходять при вимкнених телефонах.

Джейсон Фрайд і Девід Хенссон, Basecamp

Засновники Basecamp, відомі нетривіальними судженнями про бізнес і робочих процесах, не заохочують відсутність сну. У бестселері «ReWork: бізнес без забобонів», написаному ФРАЙД і Хенссоном, одна з глав навіть називається «Ідіть спати». «Працювати на шкоду сну – погана ідея, – пишуть автори книги.

– За додатково викроєні пару годин пізніше доведеться заплатити сторицею … Людина, що віддає собі звіт в тому, що робить, зрідка може дозволити собі пропрацювати добу безперервно. Але не перетворюйте це в звичку! ».

Негативні наслідки недосипу, на думку Фрайда і Хенссона, – упертість, втрата винахідливості, недолік драйву, ірраціональність і погані рішення.

До трудоголікам підприємці, всупереч більшості роботодавців, ставляться вкрай негативно, вважаючи понаднормову працю дурістю і самозамилуванням. Вони вважають, що трудоголікам потай подобається працювати більше, ніж інші, але це не робить їх ефективними.

Джейсон Фрайд

Автори пишуть, що «трудоголіки створюють більше проблем, ніж вирішують. По-перше, подібний стиль роботи не може бути стабільним тривалий час.

І коли людина «перегорить», а це обов’язково трапиться, наслідки будуть дуже серйозними. Трудоголіки також беруть до виду найголовніше. Вони намагаються вирішувати проблеми, просто присвячуючи їм більше часу.

Вони хочуть компенсувати інтелектуальну лінь грубою силою. Це виливається в невитонченої рішення ».

Cам Фрайд, який розповів про свій розклад виданню Inc., не користується будильником, але прокидається рано – о 6-7 годині ранку. Замість того щоб відразу перевіряти робочий ящик, Фрайд насамперед наливає собі чашку чаю.

Починає працювати Фрайд з 10 до 11 години дня. На робочому місці він готує записи для блогу компанії і думає про те, як зробити продукт ще простіше і зручніше.

Наради в Basecamp проводити не прийнято, так як Фрайд вважає, що вони забирають багато корисного часу.

О 6 годині Фрайд вже покидає офіс. Прийшовши додому, він дивиться політичні ток-шоу або копається на грядці. Після цього йому іноді вдається зайнятися робочими питаннями, які вимагають глибокого роздуму, а іноді він просто читає або дивиться серіали.

Шеріл Сендберг,

З народженням дітей життя операційного директора Шеріл Сендберг круто змінилася. До цього вона вела звичайний спосіб IT-шника Кремнієвої долини: пропадала весь час на роботі і спала по чотири години на добу.

Діти зробили графік топ-менеджера соціальної мережі більш впорядкованим. Відтепер автор бестселера Lean It працює необхідні 8 годин, і ні годиною більше. Пів на шосту вона залишає робоче місце і о 6 годині вечора вже вечеряє зі своїми дітьми. Спить вона теж стільки, скільки і діти, – по 7-8 годин на добу.

Артемій Лебедєв, засновник Студії Лебедєва

Відомий дизайнер і блогер, за його власним визнанням, спить не менше 8 годин на добу і вдома, і в подорожах.

Щоб все встигати, Лебедєв користується методом «прогресивного джіпег», суть якого полягає в тому, щоб не шліфувати деталі до блиску, а завжди мати під рукою робочу концепцію.

«Час витрачається тільки на потрібну ступінь прожарювання, а загальний вигляд стейка завжди ясний», – так образно характеризує сутність методу Лебедєв.

Засновник студії Лебедєва принципово не користується мессенджерами, віддаючи перевагу над ними електронну пошту. Так він не відволікається на дрібниці. «ЧАТИК – як паразит, присмоктується до комп’ютера або телефону і захоплює мозок людини.

Робота, читання, справи – все йде на другий план, тому що поверх всього цього в будь-яку секунду на тебе випаде повідомлення від кого-то, з ким в дану секунду ти спілкуватися не збирався.

А потім втягнешся в бесіду і чекаєш відповіді, замість того, щоб займатися справою », – нарікає дизайнер.

Хто ще

Білл Гейтс (Microsoft) і Джефф Безос (Amazon) свого часу стверджували, що сплять по 7-8 годин на добу.

наслідки недосипу

У 2014 році «Форбс» повідомив про дослідження, яке показало, що нестача сну може викликати пошкодження клітин мозку. Крім того, недосип призводить до розладів пам’яті – у людей зберігаються в пам’яті спогади про події, яких не було.

Втім, дефіцит сну діє не тільки на мозок, а й на весь організм – зокрема, він на 60 відсотків підвищує ризик появи гіпертонії.

Сон підвищує продуктивність

У книзі «есенціалізм» Грег МакКеон згадує дослідження віолончелістів, розпочате психологом Андерсом Ерікссоном і його колегами.

Це дослідження відомо, в першу чергу, через «правила 10 000 годин» – саме стільки потрібно працювати, щоб стати видатним фахівцем у своїй галузі.

Однак це дослідження виявило і ще одну закономірність: кращі скрипалі не лише більше інших займалися, але і більше спали.

В середньому кращі скрипалі спали 8,6 години на добу. Автори дослідження припустили, що це безпосередньо пов’язано з їх високими досягненнями: так вони швидше відновлювалися і зберігали концентрацію під час виснажливих репетицій.

Як йти з роботи вчасно і все встигати: 7 простих порад

Втрачати час можна по-різному, причини у кожного свої, але якщо ви робите кілька справ одночасно, це може знизити якість роботи і збільшити робочий день на кілька годин. Якщо хочете оптимізувати час, що проводиться на робочому місці, перш за все з’ясуйте, куди точно воно йде.

Моргенстерн радить для початку завести щоденник, або використовувати додаток Eternity Time Log, в якому користувач задає основні категорії ділянок роботи, а додаток стежить за тим, скільки часу приділяється кожному.

Це допоможе визначити, куди йде час.

Ви зможете задати собі питання: «Чому я витратив стільки часу на редактуру? Тому що знадобилася перерва або тому що я застопорився? » «Визначте, на якому етапі ви втрачаєте дорогоцінні хвилини, і поміняйте свій графік, – радить експерт. – А якщо ви не здатні займатися однією справою і розкидаєтеся, ваше завдання для початку – хоча б навчитися ставити собі подібні питання ».

Ще одне завдання – зрозуміти, на що витрачається ваш робочий час. Моргенштерн попереджає, що час, витрачений на різні способи комунікації, – відповіді на листи, прослуховування повідомлень ой пошти, «марафонські» зборів – не рахується. Тут оцінюється ефективність дій тільки в рамках ваших посадових інструкцій.

Складіть шорт-лист найважливіших завдань, а інші – відкладіть

Найбільша помилка, яку можна зробити на роботі, – помістити все – великі і дрібні, важливі і побічні – завдання в один список. Чи не правильно, якщо у вас в списку справ йдуть підряд такі пункти: додзвонитися до потенційного клієнта, замовити папір для принтера, прошити папки з документами.

Практично неможливо виконати все це відразу, але багато хто з нас не підуть до свого дому, не закінчивши справи: невиконані завдання немов дивляться на нас з докором.

Краще послухатися ради Лаури Вандеркам, автора книги «168 годин: у вас набагато більше часу, ніж ви думаєте».

[attention type = red]
Вона рекомендує виділити з усього списку не більше трьох або в крайньому випадку п’яти дійсно важливих і невідкладних справ. І ігнорувати інші.
[/ Attention]

«Гарненько подумайте, що є пріоритетом на сьогоднішній робочий день, – каже Вандеркам. – Немає сенсу складати довгий список, якщо не вистачає часу на кожен його пункт ».

І забудьте про нові додатки для смартфонів, які нібито допоможуть скласти список справ і виконати кожен його пункт. І Моргенстерн і Вандеркам в один голос стверджують: коли вам дійсно потрібно засукати рукава і зосередитися, краще користуватися аналоговими засобами.

«Список справ на звичайному папері – нехай навіть він роздрукований на принтері – дуже допомагає більшості людей, навіть молодим представникам цифрового покоління, – каже Моргенстерн. – У цей список можна заглянути в будь-який момент, і у вас не буде спокуси перевірити пошту, зайти в соціальну мережу і потонути в болоті, яке найбільше заважає роботі, – інтернеті ».

Не варто недооцінювати можливості одного з найпростіших інструментів смартфона – будильника.

Моргестерн стверджує, що усвідомлення дедлайну і невблаганність часу може допомогти зосередитися, якщо вас легко відвернути від справи або ви не знаєте, коли вважати роботу завершеною: «Якщо ви перфекціоніст, то можете поставити собі за мету:« Я витрачу на це 90 хвилин і не більше », – і завести будильник. Або, наприклад: «Я буду працювати дві години і тільки потім перевірю пошту».

Чи не час зав’язати з поштою?

Коли ви в останній раз хотіли, щоб вам приходило більше листів? Напевно, в дитинстві, коли мріяли про листування з улюбленим співаком.

Вам, напевно, здається, що часи складних відносин залишилися в студентському минулому. Але це не так. Найбільш руйнівні відносини у вас склалися з власної поштою. Вона вимагає постійної уваги. Вона зайняла все ваше простір – ваш робочий комп’ютер, ноутбук, смартфон і планшет. Це як ревнивий партнер, який постійно запитує: «Чому ти не звертаєш на мене уваги?»

«Електронна пошта доставляє багато занепокоєння, постійно відволікає», – каже Моргенстерн, яка рекомендує виключити перевірку пошти в першу годину після пробудження і першу годину кожного робочого дня.

– Це найзручніший спосіб прокрастинації, тобто відкладання справ на потім. Але цей процес можна контролювати і вийти з пошти.

Якщо починати день з відповідей на листи, ви не зможете увійти в проактивний режим ».

Справа не в вас. Вся справа у вашій пошті. Треба просто вийти з пошти.

Плануйте робочий час на три дні вперед, включаючи час виходу з офісу

Марно намагатися планувати робочий час на початку дня – до того моменту ви вже, швидше за все, загрузли в рутині завдань.

Замість цього виділіть трохи часу ближче до вечора, щоб спланувати завтрашній день і ще пару найближчих днів. Це не тільки допоможе вам впоратися з поточним днем, але і дасть зрозуміти, яка у вас навантаження зараз – чи варто братися за щось ще, або потрібно сфокусуватися на тому, що вже є.

«Горизонт планування в три дня – вдале рішення. В цьому випадку ви можете спокійно вирішити, чи варто братися за нові завдання, – каже Моргенстерн. – Якщо ви плануєте тільки на годину вперед, у вас не буде можливості відмовитися від чого-небудь ».

Таким чином, замість того, щоб морально готуватися до майбутнього денного марафону, ви зможете відкласти частину справ на завтра або післязавтра і провести відмінний вільний вечір. Якщо ж ви плануєте залишатися на роботі, поки все до одного діла не буде зроблено, то і не мрійте про швидкий відхід додому. Або подумайте про ночівлю на роботі.

«Це дуже важливий момент, – зазначає Моргенштерн. – Справи і завдання у вас будуть завжди, потрібно вміти вчасно зупинитися ».

Коли ніщо інше не допомагає – сортуйте!

«Сортуйте», – хором радять фахівці. Ви зазвичай йдіть з роботи вчасно, у визначений час, але раптом після обіду з’являється завдання, яке вимагає вашої уваги, але не є питанням життя або смерті для компанії. В цьому випадку вам потрібно оцінити його значимість і виконати протягом решти робочого часу, а не залишати на кінець робочого дня.

Вандеркам рекомендує іноді питати себе: «Якби світло в нашому будинку відключали о 6 годині, що б я постарався зробити насамперед?» І потім братися за ці самі справи. Проблема в тому, що багато хто не задають цього питання, поки не стає занадто пізно в буквальному сенсі. Всі розійшлися, а вони засиджуються допізна.

Кожен співробітник хоче, щоб його понаднормові зусилля вечорами були помічені. Але і в цьому випадку дуже важливо навчитися визначати, коли це дійсно необхідно.

Найкорисніше, що можна зробити для вашої офісного життя, – це вести цікаве життя поза офісом

Якими б не були ваші пріоритети в зв’язці «робота-особисте життя», прислухайтеся до експертів, які одностайно стверджують: люди, найбільш успішні в кар’єрі, ставлять на перше місце своє життя поза офісом.

«Якщо в свій вільний від роботи час ви не займаєтеся якимось улюбленою справою, яке освіжає і заряджає, – розповідає Моргенштерн, – ви не зможете бути ефективним і вам буде складніше приймати правильні рішення на роботі».

Експерт радить відволікатися від роботи за допомогою спорту, незвичайного хобі та повноцінного спілкування з людьми, не пов’язаними з роботою.

«Робота прагне заповнювати всі вільні куточки вашого життя, – каже Вандеркам. – Тому ставтеся до кінця робочого дня як до точки. У найефективніших людей, яких я знала, завжди була причина піти після 6 годин ».

джерело

Джерело картинки: shutterstock.com

Джерело картинки: shutterstock.com

___________________________________________________________

7 порад, як йти з роботи вчасно і все встигати