як правильно відповісти на лист

Зміст Показати

Зразок відповідей на звернення громадян. Федеральний закон № 59

Держава існує для того, щоб організовувати життя своїх громадян. Робота ця вимагає постійного зворотного зв’язку. Люди задають питання, говорять про проблеми, генерують пропозиції. А відповіді найчастіше отримують невиразні, не пов’язані з темою.

Тому фахівця бажано мати зразок відповідей на звернення громадян. Документ необхідно правильно оформити, наповнити осмисленим змістом, донести до людини позицію організації або держави.

Давайте розглянемо, як писати відповідь на звернення, відповідно до 59 ФЗ.

Поняття і визначення

Зверненнями громадян вважаються пропозиції, питання, скарги, заяви та клопотання. Вони можуть бути подані в письмовому, електронному вигляді або усно. Але зверненнями будуть вважатися тільки тоді, коли офіційно оформлені.

Наприклад, якщо громадянин поговорив з керівником, а той не дав доручення оформити спеціальний документ за підсумками бесіди, то відповіді чекати не слід, і давати його організація не зобов’язана. Це не є порушенням закону.

І людям слід знати деякі бюрократичні тонкощі. Закон про звернення описує, які види і форми офіційних бесід з держорганами нині існують. Інші структури не розглядають. Вони просто не мають права ініціювати відповіді на неіснуючі звернення.

Для того щоб вас почули, слід діяти в порядку, встановленому 59 ФЗ. Організації зобов’язані відреагувати на:

лист;
питання, поставлене на особистому прийомі;
електронне послання.

Кожне з перерахованих звернень про порушення індивідуальні дані громадянина, інакше буде вважатися анонімним. А такі документи не розглядаються, що регулюється чинним законодавством.

Що писати у відповіді?

В даному процесі бере участь дві сторони. Обидві стикаються з певними проблемами. Людям необхідна інформація, а службовцям слід дбати про дотримання законодавства. І тим і іншим корисно вивчити зразок відповідей на звернення громадян, щоб говорити на одній мові.

Наприклад, якщо людина вирішить поскаржитися на образив його працівника і буде чекати інформації про його звільнення, то може дуже засмутитися. Для прийняття обгрунтованого і справедливого рішення необхідні докази. У присутності особи, що розглядає таке питання, стоїть проблема: як задовольнити вимогу заявника і не порушити закон.

Необхідно розуміти обидва боки, що будь-який лист, підписаний офіційною особою, є серйозним документом. Ці папери зберігаються встановлений законодавством кількість років. Їх можна отримати з архівів і вивчити. У разі необхідності можна провести розслідування за формою і змістом відповіді. Всі серйозно.

Тому зразок відповідей на звернення громадян необхідний початківцям службовцям. Іноді без досвіду важко підібрати коректні формулювання, повністю виражають суть інформації. Тепер давайте перейдемо до конкретики.

Як працювати над відповідями

Нижче наведена приблизна форма. А поки слід поговорити про бюрократичних тонкощах. Закон про звернення передбачає всі нюанси процесу. У нашому випадку важливо, що до розгляду приймаються листи, підтверджені індивідуальними даними та підписом заявника.

Фахівцю, формує текст відповіді, необхідні прізвище та ініціали громадянина, адреса його проживання. Справа в тому, що відповідь направляється в письмовій формі. У шапці вказуються персональні дані, які повідомив заявник. Далі слід показати одержувачу, на яке зі звернень дається відповідь.

Ось приблизне початок тексту: «Шановна Наталія Геннадіївна! Розглянувши ваш лист від 12.04.2011 про порушення чинного законодавства щодо нарахування пенсій, (назва органу) вирішив …. ». Тобто необхідно донести до одержувача суть проблеми. Якщо не нагадувати про питання, то сенс відповіді може взагалі загубитися, залишитися незрозумілим.

Як правило, про це фахівці забувають. Уявіть, що вам необхідно скласти відповідь на таке звернення: «Прошу розглянути питання про встановлення в нашому селищі свята повітряних кульок».

Приблизний план роботи

Чи не вважайте наведений приклад абсурдним. Ще не такі листи доводиться розглядати фахівцям. І помилитися, порушити порядок розгляду не можна ні в якому разі. Доводиться займатися рутиною роботою. Бере працівник зразок відповідей на звернення громадян та повторює обов’язкову схему. Вона складається з таких етапів:

Виявити, до компетенції якого підрозділу (органу) належить питання.
Якщо відповідачів кілька, направити їм копії.
Проінформувати заявника про те, куди передано його звернення.
Поставити питання на контроль.
Призначити відповідального за оформлення документа.
Зібрати всі відповіді і сформувати текст, що направляється заявнику.
Проаналізувати відповідність законодавству наданої інформації.
Проконтролювати терміни відповіді на письмове звернення громадян.
Направити зведену інформацію заявнику.

Цей план може поповнюватися в міру необхідності додатковими пунктами. Наприклад, якщо мова йде про проступок працівника організації, то керівництво може прийняти рішення про проведення службового розслідування. Тоді доведеться чекати його підсумків.

Приклад відповіді (не для повторення)

Давайте спробуємо пройти всі пункти плану, враховуючи, що про свято кульок запитували орган виконавчої влади. Керівник організації розуміє, що питання знаходиться не в його компетенції. Отже, його необхідно переадресувати.

Пишеться лист до органу місцевого самоврядування з проханням розглянути відповідне звернення. А заявнику відповідають так: «Шановний Максим Сергійович! Наша організація (назвати) розглянула ваше звернення від (вказати дату) з приводу проведення свята повітряних кульок.

По суті питання повідомляємо, дана тема не відноситься до компетенції (назва органу). Ваше звернення було направлено (дата) до місцевої ради для розгляду і відповіді, по суті ». Даний відповідь необхідно відправити заявникові протягом п’ятнадцяти робочих днів. Взагалі ж термін розгляду – 30 діб.

Але якщо відповідь неможливо дати відразу, необхідні робота декількох підрозділів, то він збільшується вдвічі. На цьому діловодство не закінчується. Необхідно дочекатися, що скаже місцевий орган самоврядування, а потім написати заявнику.

Наприклад, так: «Шановний Максим Сергійович! Ваша пропозиція про проведення свята повітряних кульок від (дата) розглянуто місцевою радою. По суті питання повідомляємо, на даний момент річним планом роботи органу не передбачена діяльність з розширення переліку масових заходів.

Ваша пропозиція передано до відділу (вказати) для вивчення. Начальнику підрозділу доручено організувати вивчення громадської думки селища з тим, щоб виявити процентне співвідношення прихильників і супротивників ідеї. Ви, зі свого боку, можете підключитися до цієї роботи.

Пропонуємо вам прийти на особистий прийом до начальника структурного підрозділу (назвати) для обговорення конкретних заходів по реалізації громадської ініціативи. При підтвердженні того факту, що велика частина громадян нашого селища є прихильниками проведення нового свята, ініціатива буде винесена на розгляд сесії місцевої ради в порядку, встановленому законодавством ».

Законодавство про розгляд звернень громадян

Необхідно розуміти, що будь-який документ, створений в державному органі, повинен відповідати нормативно-правовій базі. Коли пишеться відповідь на звернення, закон, під який підпадає питання, виявляється в першу чергу.

Наприклад, якщо скаржаться на дороги, то заяву передається в управління житлово-комунального господарства, незадоволені пенсією – в організацію, що займається соціальними питаннями. Законодавство про розгляд звернень громадян строго вказує на неправомірність підготовки відповіді тими установами, до компетенції яких не входить питання.

Звичайно, краще регулювати це на етапі подачі заяви. Фахівець, який займається роботою з громадянами, зобов’язаний розібратися, який підрозділ чим займається, щоб підказувати людям адресата. В іншому випадку заява пишеться на ім’я «найголовнішого начальника». У люди спрямовують питання президенту.

А адміністрація вже вирішує, яке письмове звернення куди направити, щоб громадянин отримав відповідь по суті проблеми, а не відписку.

Тонкощі формування відповідей

Будь-яка діяльність фахівця, який працює з людьми, проходять строгий регламентування. Законодавчо встановлені терміни відповіді на письмове звернення громадян. Порушувати їх недозволено. Вони такі:

30 днів зазвичай;
60 – в крайньому випадку, коли необхідно додаткове дослідження проблеми.

Але в цьому випадку заявник отримає проміжну відповідь. Крім того, встановлені терміни міжвідомчої переписки, що стосується заяв і пропозицій, що надходять від населення.

Так, отримавши резолюцію керівника, з якої випливає, що лист повинен бути розглянуто декількома установами, фахівець зобов’язаний протягом семи днів відіслати копії адресатам для роботи. Одержувачі самі відповідають заявнику або відправляють інформацію в ту організацію, з якою прийшов запит.

В останньому випадку для формування інформації у них є всього п’ятнадцять робочих днів. Терміни відповіді на письмове звернення громадян відслідковуються контролюючими органами. За їх порушення фахівці піддаються стягненням.

Відповіді на звернення громадян: приклади

Наведемо кілька листів, а потім розберемо їх.

«Шановний … Адміністрація органу розглянула ваше звернення від (дата) про порушення законодавства з питань нарахування пенсій. По суті питання повідомляємо наступне. Органом контролю (вказати) проведена перевірка документації підрозділу, що займається соціальними виплатами, на відповідність нарахувань з чинним законодавством. В ході роботи виявлено порушення. Зазначені в вашому зверненні факти підтвердилися. На даний момент усі виявлені порушення виправлені, працівникові, їх допустив, оголошено догану ».
«Шановний … Розглянувши ваше заяву від (дата) з приводу порушення спокою громадян в нічний і вечірній час, повідомляю. Дане питання не відноситься до компетенції очолюваного мною державної установи. Ваше звернення передано в органи місцевого самоврядування та правопорядку для вивчення та прийняття рішення по суті. Відповідь буде спрямований на вашу адресу цими установами ».

У прикладах ми не вказуємо дати, маючи на увазі, що читач засвоїв: порушення термінів відповіді на звернення громадян неприпустимо. Про це написано вище.

Якщо ви уважно прочитали тексти, то побачили в них різницю в тому, від якого посадовця написано. Документи формуються в залежності від того, як проводилося розгляд звернень. Якщо питання не потребує опрацювання, то начальник ставить на листі резолюцію, керуючись якою, фахівець пише відповідь. Він може бути дуже простим, односкладових.

Підписує цей документ керівник, іноді від свого імені, частіше – від організації. Це вирішує сам начальник, коли продумує відповідь. Усне звернення громадян, наприклад, майже завжди розглядається самим керівником. Заявник за підсумками отримує відповідь того, до кого звертався. Тобто послання виходить особистим.

Але так роблять тільки в простих випадках. Якщо питання складне, то ніякої досвідчений керівник не візьме на себе відповідальність за надану інформацію. Він, звичайно, ставить свій підпис. Але відповідати за помилки або огріхи буде виконавець, той фахівець, який працював над текстом.

Його прізвище, іноді і посаду, вказується внизу сторінки або на зворотному її боці.

Як розглядаються складні звернення

Необхідно розповісти і про те, яка «роботи бюрократа». Люди часто лають державних чиновників за те, що не можуть домогтися від них тлумачного відповіді на свої питання. Але не все так просто. Фахівці не мають права робити так, як їм, можливо, хочеться. Вони працюють під суворим контролем законодавства.

Як то кажуть, крок вправо – і звільнення або неприємності з компетентними органами. Ми вже говорили, перша фаза розгляду звернення – це виявлення органів і підрозділів, в чию компетенцію входить вирішення проблеми. Їх може бути багато, не один і не два. А відповідь слід зробити комплексним.

Законодавство не дозволяє розбивати його на складові частини і інформувати про кожен шматочок окремо. Отже, необхідно призначити відповідального за проект відповіді на звернення громадян. Хто їм може виявитися? Як правило, головним у цій справі буде той відділ або організація, до якої проблема відноситься в найбільшою мірою. Але не завжди.

Рішення приймає керівник. І він вибирає відповідального, з огляду на персоналії. Краще доручити збирати відповідь того, кому довіряєш, хто досвідченіший в цій справі і так далі. Тому іноді виконавцем (автором тексту) може опинитися людина, що займається по інструкції дещо іншими обов’язками. Це законодавчо не заборонено.

А керівнику необхідно подбати про репутацію організації. Звичайно, складні питання він доручає того, у кого достатньо управлінського досвіду, хто знає закон в теорії і на практиці вміє ним користуватися.

заключні поради

І заявнику, і адресату звернення необхідно засвоїти схему розгляду, наведену вище. Тоді вони будуть говорити на одній мові, більше розуміти один одного. А це, природно, зміцнить співпрацю держави і суспільства. Необхідно засвоїти, що є законодавство.

Йому підпорядковується відповідач, і за рамки вийти не має права. Навіщо вимагати від «бюрократів» неможливого? Все, що вони можуть, – це підкорятися законодавству. Тому і громадянин повинен знати його основи.

Тоді не буде звернень про свято кульок, які тільки відривають державних службовців від серйозних справ.

➤ Відповідь на офіційний лист зразок | Як оформити лист-відповідь

Розповімо, на які листи треба відповідати. Пояснимо, як правильно скласти і оформити відповідь відповідно до вимог нового ГОСТу.

★ Все про те, як реєструвати і обробляти вхідну кореспонденцію

Скачайте корисні документи:

Коли потрібно дати відповідь на офіційний лист

Не вся вхідна кореспонденція, яка надходить в організацію, вимагає письмової відповіді. Так, наприклад, не потрібен відповідь на інформаційний лист, а також на гарантійні та рекламні листи. Уже на етапі прийому і первинної обробки вхідні листи сортують, щоб оперативно ознайомити з ними керівника. Він відписує листи, які потребують відповіді, виконавцям.

Відповідь на лист потрібен, якщо в ньому міститься:

розпорядження;
прохання;
запит;
запрошення.

Зверніть увагу! Прохання або розпорядження також можуть містити супровідні листи.

Лист-розпорядження

Такі листи відправляють, як правило, вищі і головні організації, галузеві міністерства і відомства, контрольно-наглядові органи і органи виконавчої влади.

Відповідь на лист, в якому міститься розпорядження, потрібно підготувати до терміну, який вказаний у вхідному документі. Лист-розпорядження після вступної частини може містити фрази: «У зв’язку з вищесказаним пропоную …», «З урахуванням цього до …. 2023 року необхідно підготувати і направити на нашу адресу …. »,« На виконання положень закону …. в термін до … 2023 року забезпечити … ».

Лист-прохання

Цей лист містить прохання, спрямовану адресату. Як правило мета документа – отримати певну інформацію, товари або послуги, яких потребує автор листа. Дану категорію вхідної документації оформлюють на бланку листа. Воно містить такі фрази: “Просимо Вас повідомити про …”, “Просимо Вас повідомити …”, “Просимо вжити заходів …” і т.д.

У деяких випадках ділова папір може містити не пряме прохання, а побажання. Наприклад, “Сподіваємося на розгляд звернення …”. У такому випадку документ повинен містити саме звернення або опис ситуації, яка вимагає вжити певних заходів.

Лист-прохання: зразок

Завантажити зразок в журналі

Бувають і ситуації, коли один лист-прохання містить в кілька прохань. В такому випадку правила оформлення вимагають, щоб кожна з них була описана в окремому абзаці. При цьому кожний наступний абзац, що містить прохання, слід починати зі слів “Також просимо Вас вжити заходів …”, “Попутно просимо Вас звернути увагу …”, “Одночасно просимо Вас розглянути …” і т.д.

Лист запит

Лист-відповідь на запит необхідно відправити в обов’язковому порядку. Незважаючи на те, що листи-прохання і листи-запити дуже схожі за стилем і змістом, запит має одну відмінну рису – обґрунтування документа.

Лист-запит: зразок

Подивитися зразок в журналі

Листи-запити відносяться до службових листів, які направляють адресату з метою отримати певну інформацію, документи і ділові папери. Цей документ має є обгрунтування, яке вказує автор запиту.

Як обгрунтування він може вказати відсилання до державного документу, нормативному акту або закону, відповідно до якого автор має право ознайомитися з інформацією або діловими паперами. Також обґрунтуванням може служити відсилання і до організаційно-правовим документам, які дозволяють ознайомитися з певною інформацією.

І саме через наявність законного обґрунтування, лист-відповідь на запит має бути підготовлено і відправлено в обов’язковому порядку. Нижче ми наведемо приклад відповіді на лист-запит.

Листи-запрошення

Хоч запрошення на різні заходи і не вимагають, щоб адресат відправляв лист-відповідь, в багатьох випадках подібну необхідність диктує діловий етикет. При цьому відповідь було надіслане бажано оформити якомога раніше. Якщо такої можливості немає, попередити про рішення можна зателефонувавши запрошує стороні.

Як написати і оформити відповідь на вхідний лист: зразок

Термін виконання відповіді на лист залежить від змісту вихідного документа.

Коли мова йде про розпорядження, прохання чи запиті, в вихідному документі зазвичай встановлюють конкретну дату, або період, в який потрібно представлений відповідь.

Лист на фірмовому бланку зазвичай термінового відповіді не вимагає, але правила ділового етикету встановлюють, що повідомити про згоду або відмову адресат повинен хоча б за тиждень до дати початку заходу, в якому його було запрошено до участі.

відповіді на офіційний лист залежить і від форми вихідного послання. Якщо це розпорядження вищестоящої організації, можна відповісти тільки позитивно. Відповідь оформляють у формі доповіді про виконання з додатком, якщо це обумовлено, підтверджуючих документів.

Там, де необхідно скласти лист відповідь, зразки і приклади можна скачати в інтернеті. Але використовувати їх, просто переписавши зміст, не можна. Необхідно враховувати не тільки зміст, а й стиль вихідного документа. Правила ділового листування вимагають, щоб відповідь був складений в тому ж стилі, що і запит.

Відповідь на лист, який оформили в формі запиту або прохання, може бути як позитивним, так і негативним.

Позитивне лист-відповідь, зразок

Оформлення відповіді на лист стандартне, відповідно до ГОСТ Р 7.0.97-2016 і Положенням про діловодство, затвердженим в організації.

При цьому у вступній частині необхідно дати посилання на реєстраційний вихідний номер вихідного документа, присвоєний йому в організації-відправника.

Це полегшить одержувачу вашого листа пошук исходника і дозволить швидше згадати суть спрямованого вам запиту або прохання.

Лист відповідь, що містить позитивне рішення з приводу конкретної прохання або запиту, оформляють в тому ж стилі, що і сам запит. По суті, воно повинно бути написано з використанням тих же формулювань і в тому ж стилі.

У документі слід згадати про те, що прохання розглянули і на підставі чого прийняли позитивне рішення. Можна вказати терміни, протягом яких запит задоволений. Можна прикріпити до листа певні ділові папери, якщо це потрібно.

У листі слід вказати перелік прикріплених документів, їх кількість, назва, число примірників.

Позитивне лист-відповідь на запит: зразок

завантажити документ

Негативна відповідь на лист офіційне: зразок

Якщо немає можливості задовольнити прохання чи запит, якомога коректніше повідомте про відмову. При цьому, як і у варіанті з позитивною відповіддю, відмова потрібно писати в тому ж стилі, що і запит. Негативна відповідь повинен містити об’єктивні причини відмови.

У разі, якщо є передумови для прийняття позитивного рішення, можна вказати у відповіді умови, які для цього потрібні. Неприпустимо оформляти негативну відповідь на лист в грубому тоні. Доречним буде вираз щирого жалю про неможливість задовольнити прохання. Подібні заходи дозволяють зберегти ділові відносини.

Зразок негативного листи-відповіді на запит

завантажити документ

Реквізити листа-відповіді

У відповіді на офіційний лист не прийнято вказувати різновид письма. Для його оформлення використовується стандартний бланк з певним набором реквізитів. Бланк листа містить два реквізити, які не використовують в інших видах бланків:

довідкові дані про організацію;
посилання на реєстраційний номер і дату надходження документа.

Наявність цих реквізитів – основна ознака офіційного листа. Крім цього, відповідно до ГОСТ Р 7.0.97-2016, в листі-відповіді повинні бути заповнені такі обов’язкові реквізити:

найменування організації;
код організації;
основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік;
дата;
реєстраційний номер;
адресат;
заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4);
підпис;
відомості про виконавця.

Підсумок: Відповіді на вхідні офіційні листи оформляйте на стандартних бланках. У листі обов’язково дайте посилання на вихідний номер, присвоєний вихідного листа організацією-відправником.

Як відповісти на лист роботодавця

І знову здрастуйте, дорогий друже!

Гості, як відомо, бувають покликані, і непрохані. Але привітати і поспілкуватися вихована людина має з кожним. На роботодавців ми можемо подивитися в тому ж ракурсі. Як відповісти на запрошення на співбесіду?

під контроль

Ми вже з вами домовилися, пошук роботи – це проект. А будь-який проект потребує управлінні і контролі. Прийом вхідних дзвінків і запрошень, природно, також не повинен бути безконтрольним.

Рекомендую вести облік відправлених резюме в форматі будь-якої таблиці або просто в блокноті.

Ви відправили резюме і з чекаєте відповіді. Якщо ви зацікавили роботодавця, він вам подзвонить або напише на пошту.

Бажано завжди бути на зв’язку в стандартний час роботи більшості компаній з 9 до 18. Якщо ви спите довше, подбайте, щоб ваш відповідь звучав не сонним голосом людини, яка не розуміє з ким і про що він говорить.

Для того, щоб не гальмувати під час розмови, слід заздалегідь визначитися з наступним:

Як визначити “контори Никанора”, з якими ви не будете співпрацювати. Про це трохи нижче.
Підготувати Ваші питання рекрутеру
Підготувати відповіді на типові питання

Особливості телефонної розмови-інтерв’ю

Перші слова, які ви скажете, – те саме що першим враженням на співбесіді. Воно задає тон всьому подальшої розмови. Якщо той, хто телефонує почує щось на кшталт “Це хто?” незадоволеним тоном, – вважайте, що розмова не відбулася. Привітне “здрастуйте” – зовсім інша справа.

Головний інструмент спілкування по по телефону – голос. Він же єдиний) Під час розмови рекомендую злегка посміхатися. Посмішка надає голосу приємний і привітний емоційний фон.
На кожне речення або питання рекрутера слід давати підтвердження словами “добре”, “зрозуміло”, “відмінно”, “зрозуміло”.
Якщо говорити незручно, попросіть вибачення і запропонуйте час, коли ви передзвоніть самі.
У разі, якщо розмови заважають перешкоди, наприклад транспорт або інший шум, – розмова також бажано відкласти. Ви можете не почути важливу інформацію

мета рекрутера

З’ясувати вашу зацікавленість в роботі і в вакансії.
Переконатися, що ви не обділені даром мови і вмієте вести діалог. Уникайте подібних перлів: «Я ж написав це в резюме …».
Типу, що вам незрозуміло? Рекрутер може вирішити, що ви з когорти похмурих @ овнюков, яких нікуди не беруть.
Прояснити деякі питання. Наприклад: причини звільнення з попередніх робіт, район вашого проживання, очікування по зарплаті.
Іноді потрібно уточнити ваш досвід і навички, критично важливі для роботи.

Ваші завдання

Показати, що ви людина вихована і володієте даром мови.
Відповісти на питання.
Зрозуміти, чи підходить вам компанія. Поставити свої запитання.
Записати час і місце очного співбесіди, контакти рекрутера.

Які питання задати?

Територіальне розташування компанії. Якщо це важливо. Хоча бажано це дивитися ще при відправці резюме.
Назва компанії, наявність сайту? Чи полягає трудовий договір? Біла компанія або сіра? Якщо все по трудовому кодексу – завжди кажуть, це перевага.
За якими критеріями оцінюється роботи. Співвідношення змінної і фіксованої частини оплати.
Запитайте, дивився резюме керівник вакансії чи ні. Для вас краще, – щоб ваше резюме було схвалено ЛПР (той, хто приймає рішення). Буває так: ви отбеседовалі з рекрутером, а ЛПР резюме не сподобалося. Вплинути на цей порядок ви не можете, але знати потрібно. До речі має сенс акуратно попросити рекрутера перед зустріччю показати резюме ЛПР.
Скільки буде зустрічей, в один день або в різні. В якому форматі буде проходити співбесіду. Скажуть не завжди, але спроба не тортури.
Обов’язково звертайтеся по імені. Чому це важливо – в цій статті

Всі питання ви навряд чи встигнете поставити. Це і не потрібно, щоб не уславитися занудою. Виберіть найбільш важливі для вас.

На закінчення подякуйте за дзвінок і проговорите про що ви домовилися.

Як обчислити “контору Никанора”

Як це не сумно, але дзвінок, якого ви не очікуєте, найчастіше привід насторожитися. Наприклад, кажуть, що представляють якусь торгову компанію, яка набирає фахівців.

Що потрібно запитати:

а) Назва компанії. Якщо щось невиразне на кшталт «торгово-виробничий холдинг», – типове назву “контори Никанора”. Відсутність сайту – те ж саме.

Ніяка серйозна компанія не приховує назви. Завжди має сайт.

б) Найменування посади? Має відображати функціональний напрям. Керівник незрозуміло якого напряму, начальник відділу незрозуміло чого – напевно назву висмоктана з пальця.

в) Функціональні обов’язки?

Перелік повинен бути конкретним. Коронна фраза в різних лівих конторах – “вирішення організаційних питань”.

Якщо виразних відповідей немає, продовжувати спілкування варто, якщо ви готові спробувати свої сили в мережевому маркетингу і інших подібних “роботах”.

Часто кажуть – подробиці розповімо на зустрічі. Це спроба затягнути на співбесіду і там обробити.

головне:

Якщо ви все ж пішли на співбесіду – не платіть гроші! Навчання, внесок якої-небудь. Це завжди стовідсотковий розлучення.
Ніколи не залишайте свої документи! Їх можуть використовувати для махінацій, наприклад отримання кредиту.
Запам’ятайте – на ринку праці за все платить роботодавець

Якщо прийшов лист на пошту

Відразу скажу, що компанії, куди ви направляли резюме на робітних сайтах, на пошту ніколи не пишуть. Відповідають через сайт або телефонують.

Якщо ви отримали лист незрозуміло від кого, – швидше за все це “контора Никанора” або спам.

Якщо вам відповіли з компанії, куди ви поштою направляли резюме, це є добре.

Ваша відповідь повинна бути коротким і по справі.

приклад:

Привіт, Іване Івановичу!

Дякую Вам за запрошення. Буду радий (а) приїхати до вас в офіс в такий-то час (вкажіть дати і час, зручні вам. Якщо вже запропоновані, – підтвердіть).

З повагою,

ПІБ, телефон

Якщо є питання – задайте, соромитися не потрібно. Повинно бути зрозуміло, – де, коли, з ким і з яких питань ви зустрічаєтеся.
Так чи інакше перш ніж відповідати, потрібно зрозуміти, що за компанія і чи готові ви з нею працювати.

Як написати правильну відповідь на діловий лист? Таке питання виникає у кожного, хто пише листи. Оскільки кожен відповідь на діловий лист складається з найрізноманітніших випадків, він вимагає індивідуального підходу в кожному конкретному випадку. Так, кожен може написати відповідь. Але питання, чи зможете ви написати його правильно з точки зору змісту листа? Чи зрозуміє вас адресат? Або у нього виникнуть питання до вашого листа? У більшості випадків це може викликати складності у взаєморозумінні з адресатом, і як наслідок, нульовий результат. Так що ж слід писати у відповіді на офіційний лист?

Кожен лист індивідуально, і однозначного способу по його написання немає. Але навіть якщо всі листи-відповіді за характером ситуацій, приводів і питань різноманітні, вихід є. Існує розроблений практичним шляхом алгоритм складання відповідей на ділові листи.

Отже, починаємо писати відповідь. Дотримуйтесь наступних кроків:

Як в зверненні, так і в тексті вашої відповіді пишіть так, щоб у адресата не виникало сумнівів, що лист адресовано йому, а не комусь іншому (наприклад, шановний Ім’я По батькові …, у відповідь на Ваш лист Ісх.№234-11 від 24.05.2017г. повідомляємо … і т.п.
)
На електронні листи загальноприйнято давати відповідь протягом одного дня з моменту його отримання, а оптимальний час відповіді протягом 2-х годин. Своєчасність – це данина ділового етикету.
Якщо з якихось причин ви не можете дати своєчасний відповідь, то протягом 2-х годин з моменту одержання листа відправте повідомлення адресату наступного змісту: «Дякуємо Вам за лист. На жаль, ми не зможемо відповісти вам найближчим часом. Ми обов’язково відправимо Вам відповідь протягом 48-ми годин. ».
Або вкажіть інший термін, в який ви зможете відповісти адресату, і по можливості вкажіть причину затримки вашої відповіді. Відповівши таким чином, ви висловите повагу і увагу до адресата. І це позитивно відіб’ється на ваших ділових взаєминах.
Завжди пишіть відповідь, використовуючи інформацію отриманого листа.
Наприклад, Дякуємо Вам за пропозицію брати участь у конкурсі молодих талантів …
Якщо в отриманому вами листі є питання, дайте на нього вичерпну відповідь. Наприклад, згідно з п.7 Договору про надання клінінгових послуг збиток не може бути відшкодована.
Якщо питання отриманого вами листи може бути вирішене якимось іншим способом, напишіть прохання або побажання, за допомогою якого адресат може дозволити свою проблему. Наприклад, Щоб уточнити деталі майбутнього Договору зв’яжіться, будь ласка, з нашим менеджером по тел.
ХХХХХХХ …
Відповідаючи на лист, якщо є підтвердження вашої відповіді, вкажіть джерело, на який ви посилаєтеся. Наприклад, відповідно до Регламенту корпоративного етикету №444-1 від 12.09.2017г. співробітники операційних підрозділів банку зобов’язані приходити на роботу в спеціальній формі одягу.
Якщо в листі адресата вам не зрозумілі деякі моменти, обов’язково попросіть адресата дати певний ясну відповідь на нього. Наприклад, Костьольна зустрічі вашого Директора хотілося б уточнити, в який час 29 вересня 2017 року його зустріти на вокзалі м
Новосибірськ? …
Можна застосовувати шаблонні відповіді, але так щоб вони давали вичерпну відповідь або спонукали адресата до певних дій. На які види листів можна написати шаблонний відповідь? Це листи про співпрацю, комерційні пропозиції (оферта), запрошення, супровідні листи до резюме та інші листи, відповіді на які припускають короткої відповіді.
Більш розгорнутої відповіді вимагають листи-запит, рекламації, прохання, претензії та скарги. Причому всі ці види листів можуть бути відправлені вам з найрізноманітніших приводів, обставинам і ситуацій. Тому написати шаблонний відповідь на подібні листи складніше. Такі відповіді вимагають більш детального і критичного підходу.
Поставте підпис – з повагою, ПІБ.
Залиште ваші контактні дані – Контакти: e- mail: com, телефон + 7xxxxxxxx98

Приклад шаблонного відповіді на лист про оферту

Шановний Ім’я По батькові,

Дякуємо Вам за пропозицію про поставки товарів і підтверджуємо покупку товарів на запропонованих Вами умовах.

Приклад розгорнутої відповіді на претензію про поставку товару

Шановний Ім’я По батькові,

Дякуємо Вам за багаторічну співпрацю з нами. Ви мали рацію, наша продукція завжди відрізнялася чудовою міцністю і якістю.

Ми завжди готові прийняти продукцію назад, якщо виникають проблеми з якістю. Однак плями на товар, про які Ви вказуєте можуть бути причиною неправильної розпакування і експлуатації товару.

У даній ситуації необхідно провести додаткову експертизу, в результаті якої з’ясується чи дійсно товар бракований.

Якщо у Вас виникають складнощі при написанні відповідей, Ви можете задати питання або замовити лист. Досвідчений фахівець допоможе Вам підготувати відповідь на будь-яке складне лист.

ділове листування, ділове лист, як написати відповідь на лист

Діловий лист

Візовий збір – найпоширеніший вид комунікації після усного мовлення.

У наш час широкого поширення набули електронні ділові листи. Вони не вимагають дотримання всіх правил оформлення, в них можна відразу переходити до суті справи. Однак зміст листа не змінюється від виду листування.

Які ж ділові листи згідно зі статистикою ми використовуємо найчастіше?

Лист запит. У цьому листі офіційно запитуються будь-яка інформація, документи. Починається лист з обґрунтування причин запиту:

Відповідно до п. 1 ст.12 Федерального закону № 59 від 24.11.2014 …

Триває описом суті запиту

Просимо надати інформацію про звернення громадян, що надійшли в квітні 2015 року.

У листі-запиті часто встановлюється термін

Ділове листування: приклади і зразки листів

Візовий збір – це один з головних інструментів спілкування в будь-якому бізнесі. Правильно складене ділове лист допоможе створити позитивне враження про компанію. А одне неграмотно написаний лист здатне вбити вашу всю репутацію. Про правила ділового листування ми вже писали, тепер давайте подивимося на конкретні приклади ділових листів.

Зразки ділових листів

Типів ділових листів багато – ділові пропозиції, листи-претензії, листи-подяки, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, інформаційні і так далі. Принципи їх складання практично не відрізняються один від одного. Подивіться ще раз на правила написання ділових листів, щоб не допускати помилок.

Зразок листа-відповіді

Це наочний приклад того, яким може бути ввічливе лист, що містить відмову:

Приклади листів англійською в діловому листуванні

Високим рівнем володіння англійською мовою володіють, на жаль, не всі. І часто менеджери кілька губляться, коли їм потрібно написати діловий лист на англійській мові.

Якщо навіть українською люди в листуванні не завжди можуть зрозуміти один одного, то що тоді говорити про іноземну мову? Кращим виходом в цій ситуації буде пошук схожих листів і вживання в своєму листі відповідних з них фраз.

Ось для прикладу три зразка ділових листів англійською мовою: лист-подяку клієнтові, лист із з’ясуванням умов угоди і лист-відповідь на пропозицію про покупку. В кожному файлі представлений варіант листа англійською мовою та його переклад на українську.

Завантажити лист-подяку клієнтові англійською.
Завантажити лист з умовами угоди англійською.
Завантажити лист-відповідь на пропозицію про покупку англійською.

Структура ділового листа

Чітка структура – це обов’язкова характеристика ділового листа. Вона допоможе одержувачу швидше зрозуміти зміст написаного і зменшити час на його прочитання. Візовий збір складається з таких основних частин:

1. Тема (тема листа). У заголовку листа випливає писати його коротку мета або суть. Тут не можна використовувати якісь абстрактні фрази. Адресату по одному тільки заголовку має бути ясно, про що лист. Наприклад, «Про зміну цін на поставку продукції» або «Ділова пропозиція про торговельне співробітництво з компанією XXX».

2. Привітання. Традиційним в ділових листах вважається вітання «Шановний + Ім’я По батькові!». Однак, використовувати ім’я не обов’язково. Можна також звернутися до адресата через його посаду: «Шановний пане директор!».

Однак, врахуйте, що звернення на ім’я трохи зменшує психологічну дистанцію і підкреслює налагодженість ділових відносин. Якщо лист адресується групі осіб, то допустимо писати «Шановні пані та панове!», «Шановні партнери!» і так далі.

Використання скорочень «пан», «пані» або ініціалів сприймається як прояв неповаги, тому намагайтеся цього уникати.

3. Виклад мети написання листа, його суті, головної думки. Це основна частина листа. Тут ви пишете безпосередньо про саму причини написання листа.

4. Ваші пропозиції щодо вирішення даної проблеми, рекомендації, прохання, скарги. Ділові листи майже завжди передбачають певну реакцію адресата (крім чисто інформативних листів). Тому важливо описувати не тільки саму проблему, а й пропонувати свої варіанти її вирішення.

Якщо ви пишете скаргу, то попросіть вжити відповідних заходів, якщо робите пропозицію співпраці, то опишіть його можливі варіанти. Словом, одержувач вашого листа повинен не тільки зрозуміти «що» ви від нього хочете, але і зрозуміти «як» ви пропонуєте це здійснити.

Тоді це буде справжнім діловим листом.

5. Короткий підсумок і висновки. У самому кінці можна підвести підсумок всього вищесказаного. Однак, зробити це дуже коротко не завжди вдається.

В такому випадку, писати в кілька пропозицій те, що ви і так описали в перших двох абзацах, не варто. Пам’ятайте, що найкращий друг ділового листа – це стислість.

Тому в більшості випадків досить обмежитися фразами «Сподіваюся на успішну співпрацю», «Чекаю на Вашу відповідь з даного питання» і так далі.

6. Підпис. Підписується діловий лист посадою, ім’ям та прізвищем відправника з традиційною фразою «З повагою».

Можливі й інші варіанти: «З найкращими побажаннями», «Щиро Ваш» і так далі, в залежності від близькості вашого контакту з одержувачем.

Фраза «З повагою» є самою універсальною, тому якщо сумніваєтеся, як буде доречніше підписатися, то використовуйте цю фразу і точно не промахнетеся.

Також не зайвим буде додати в підпис варіанти контактів з вами: інші email-адреси, робочі номери телефону, skype. Користь цього не тільки в тому, що одержувач при бажанні зможе швидко зв’язатися з вами зручним йому способом, але і в тому, що так ви продемонструєте свою відкритість і готовність до спілкування з адресатом.

І не забувайте, що офіційний лист – це перш за все документ. Тому нехтуючи правилами його складання, ви безповоротно губите репутацію своєї компанії і себе як фахівця.